Bienvenue sur le site présentant
l'expérimentation autour
du parapheur électronique.
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présentation
Bienvenue sur le site dédié à l’expérimentation d’usage du parapheur électronique en Bretagne. Nous avons créé cet espace dans le but de centraliser toutes les informations concernant la démarche et les résultats des tests réalisés sur la plateforme PeATE Bretagne du iXParapheur.
ayant circulés
sur Ixbus
utilisateurs recensés
électroniques réalisées
réalisées
clés
Qu'est-ce qu'un parapheur
Parapheur [nom masculin]
“Registre fait de feuilles de buvard entre lesquelles on glisse le courrier avant de le présenter à la signature.” (Définition du Larousse)
Définition du parapheur électronique
"Un parapheur électronique est un logiciel permettant la validation d'un document électronique suivant un circuit avant sa signature électronique. " (Définition Wikipédia)
Le parapheur est un outil indissociable de l’administration française. Celui-ci permet de transmettre les documents d’un service à l’autre.
Démarche
Qu’est-ce que la démarche de l’Expérimentation du Parapheur Électronique (EPE)?
Il s’agit d’une expérimentation qui s'inspire des méthodologies du design pour tester la mise en place du parapheur électronique dans des services déconcentrés de l'État, en Bretagne. En observant les utilisateurs et en cherchant à identifier leurs besoins nous identifions les usages qui vont évoluer et ainsi proposer une conduite du changement appropriée.
Pour y parvenir, nous expérimentons la solution iXParapheur. Les services expérimentateurs sont accompagnés d’une équipe de designers appliquant différentes méthodes permettant une conduite du changement sur-mesure. Ainsi, ils documentent et observent les agents pour capitaliser les retours d’expérience et concevoir des conditions de réussites pour les futurs déploiements.
Pourquoi le iXParapheur (SRCI) ?
Le choix de la solution iXParapheur, édité par la société SRCI, tient au fait que l'outil répond aux différents besoins de flexibilité et de paramétrage observés chez les utilisateurs.
Qu’est un test fonctionnel ?
Il s'agit de tester sur une période donnée, la solution iXParapheur cadrée par l’équipe organisatrice, avec des objectifs communs. Ces tests s'inscrivent dans la démarche itérative du design de services : on expérimente la solution auprès des usagers destinataires pour qu'elle s'adapte au mieux à leurs besoins. En 2022, deux tests fonctionnels ont eu lieu pendant plusieurs semaines. Vous pouvez retrouver tous les résultats de ces tests dans le recueil EPE 2022 bientôt disponible.
Équipe Organisatrice
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L'équipe organisatrice en charge de piloter le bon déroulement du POC est composée de trois acteurs principaux :
- Secrétariat Général aux Affaires Régionales 35 : cadrage l'expérimentation et recrutement des "testeurs"
- DXO, agence de design : coordination des tests et documentation d'usage
- SRCI, Salvia Developpement : éditeur du iXparapheur
Des superviseurs engagés et des équipes mobilisées :
En support pour aider à tout moment les organisations expérimentatrices, elle met à disposition les outils et tutoriels pour mener à bien cette conduite du changement. Elle organise régulièrement des points d’échange pour s’assurer du bon déroulé de l'expérimentation et diffuse les actualités et évolutions.
Ensemble des services, directions, organisations de l'administration publique qui rejoignent l'Expérimentation du Parapheur Electronique.
Lexique
EPE = Expérimentation d’usage du Parapheur Électronique (EPE).
Plateforme PeATE Bretagne = Plateforme du iXParapheur mise à disposition pour l’expérimentation.
Utilisateur-clé = il s’agit d’une personne qui est formée à la solution et pourra aider les autres utilisateurs. Ici, il désigne tous les agents
qui réalisent le test fonctionnel. Ils doivent tous avoir des identifiants d’accès à la plateforme de démo iXBus.
Administrateur fonctionnel = Il gère les comptes d’accès à la plateforme, présente la solution pendant les ateliers, forme localement les membres de son service, etc. Il œuvre en binôme avec le superviseur à la mise en place du parapheur électronique. Il est recommandé, au sein des grandes organisations, d’identifier plusieurs administrateurs car ils sont les relais des utilisateurs du parapheur électronique fonctionnellement et quotidiennement.
Champ de responsabilités : paramétrage fonctionnel, formation des utilisateurs et accessibilité du système informatique.
Superviseur = Au sein des services expérimentateurs, il s’agit de la personne qui supervise la démarche. Elle pilote la mise en œuvre exécutive du projet (échéances, livrables) et valide les points d’arbitrage. Elle joue un rôle crucial pendant le parcours d’intégration et avant la mise en place. Il est recommandé au sein des grandes organisations, d’identifier un superviseur par services/directions. Ce rôle peut s’exercer en binôme, dans le cas où le service regroupe un nombre important d’agents.
Champ de responsabilités : accompagnement méthodologique, s’assurer de la transition des usages.
iXParapheur = système de parapheur électronique de la société SRCI (filiale du groupe Salvia Développement).
Certificat de signature électronique = Un certificat de signature électronique (CSE) est nominatif, délivré à une seule personne et non
à une société. Le CSE permet à la fois d'identifier le signataire de façon nominative, de garantir l'intégrité du document et engage
le signataire.
L'ORGANISATION DES TESTS FONCTIONNELS ET L’ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS
L’Expérimentation du Parapheur Electronique (EPE) permettant de tester la solution iXParapheur® éditée par SRCI, Salvia développement, a été pensée comme une véritable mise en situation pour tester la mise en place du Parapheur Electronique dans des services déconcentrés en Bretagne.
La plateforme de tests iXParapheur a été ouverte à un échantillon d'expérimentateurs dès le 31 mai 2022, sans interruption, jusqu’à la fin de l’année 2022. Pour stimuler nos testeurs, étudier les outils de conduite du changement et obtenir de réels résultats, nous avons élaboré, sur une période donnée, des tests fonctionnels supervisés.
Deux tests ont eu lieu et se sont déroulés durant une période limitée afin de challenger les équipe. En parallèle, l’objectif était également d’optimiser la méthode de test et son périmètre. Ce format de test itératif nous a permis de faire évoluer au fur et à mesure l’expérimentation pour de meilleurs résultats. Après ces test la plateforme a été adoptée et est hébergée par le SGAR en 2023.
TEST 1 :
Le premier test fonctionnel a été déployé sur une durée de 4 semaines, du 31 mai au 24 juin 2022. 90 utilisateurs, 27 signataires finaux et 8 services ont été mobilisés pour cette expérimentation : DREAL - IST ;
DREAL - SCEAL ;
SGCD - RH ;
DRAAF - SREFAA ;
DCTC ;
SGAR - BAPP ;
DDTM35 - Direction ;
DDPP35 - Direction.
Les utilisateurs ont été accompagnés tout au long du test par l’équipe organisatrice. Ils disposaient de nombreuses formations mises à leur disposition en amont. Le but étant de traiter de bout en bout un document en format dématérialisé, de sa création jusqu’à sa signature finale et tester les différentes fonctionnalités. Par la suite, commenter et écrire différentes remarques, qu’elles soient positives ou négatives, dans le but de comprendre comment améliorer la solution. L’idée était de pouvoir passer les parapheurs et dossiers d’un service à un autre et d’être capable de les suivre durant leurs parcours. Des sessions de questions/réponses étaient organisées régulièrement afin de répondre à l’ensemble des problématiques et dysfonctionnements qui ont pu être rencontré. Différents supports ont été mis à disposition des expérimentateurs pour que la période de tests se déroule au mieux :
- Cahier de test
- Circuits préremplis
- Notices d’utilisation
- Check-list
EN QUELQUES CHIFFRES voici les indicateurs
TEST 2 :
Le second test fonctionnel a été déployé sur une période de 7 semaines, du 12 septembre au 31 octobre 2022. 130 utilisateurs répartis dans 8 services bretons ont été mobilisés :
SCEAL ;
IST ;
SGAR ;
SGCD ;
DCTC ;
DRAAF ;
DDTM ;
DDPP.
Ce test n’était pas envisagé au début du projet mais il s’est imposé comme nécessaire à la fin du premier test fonctionnel. En effet, des solutions ont été développées à la fin du premier test pour répondre à des problématiques. Il était donc important d’expérimenter leurs fonctionnalités. Voici les différents changements opérés :
- Nouvelle interface du P.E.
- Refonte du cahier de tests
- Accompagnement renforcé de la part des formateurs
- Nouveau format de questions / réponses
- Mise en place d’objectifs avec des systèmes de récompenses
Dans le but de motiver les expérimentateurs, se fixer des buts à atteindre et avoir davantage d’engagements, des challenges coopératifs ont été mis en place. Les services répondants aux challenges ont été récompensées lors de la cérémonie de clôture du test 2 le 6 décembre 2022
Continuation sur 2023 - Amorçage de la phase 3
La démarche continue bel et bien, nous souhaitons aller plus loin et la phase 3 sera bientôt amorcée ! Vous en saurez plus début décembre : des décisions seront officialisées pour assurer la continuité de service en y intégrant les dimensions de sécurité et de souveraineté.
Évènement du 23/11/2022 : report au 6 décembre !
Considérant le nombre de personnes ne pouvant se rendre disponibles un mercredi (télétravail, temps partiel...), nous allons vous proposer un autre rendez-vous la première semaine de décembre. La nouvelle date est en cours de calage avec les responsables des différents services expérimentateurs
Statistiques du challenge pour le test #2
130 utilisateurs répartis dans 8 services expérimentateurs
Taux d'engagement
+ 60
feedbacks et requêtes recueillis
223
signatures électronique réalisées
298
Parapheurs en circulation
durée moyenne du traitement d'un parapheur
Le parapheur électronique, en route vers la sobriété numérique !
En lien avec le plan de sobriété énergétique de l'Etat, l’équipe travaille actuellement à la collecte de nouveaux indicateurs afin de mesurer le bénéfice énergétique généré par l'usage du parapheur électronique.
Webinaire sécurité & hygiène numérique - Jeudi 03 Novembre de 11h00 à 12h00
La sécurité et l’hygiène numérique deviennent incontournables. Pour répondre à vos besoins, l’équipe vous propose un webinaire pragmatique et pro-actif. A suivre sur le webinaire de l’Etat !
Visite de Manon dans vos services
L'équipe organisatrice de l'EPE a été renforcée par l'arrivée de nouveaux collaborateurs. Notamment Manon, qui devrait vous rendre visite dans vos services, pour accompagner davantage les utilisateurs.
Dernière semaine du test fonctionnel !
Attention il ne s'agit pas de la dernière semaine de l'expérimentation ! Non seulement la plateforme reste ouverte jusqu’à fin novembre, au moins, mais une suite reste à écrire !
La matinée dédiée à l’EPE le mercredi 23 novembre nous permettra de l’envisager ensemble !
Organisation de la Matinée de l'EPE - rencontre avec l'équipe organisatrice pour la clôture de l'expérimentation d'usage du parapheur électronique en Bretagne
L’Expérimentation du Parapheur Electronique menée depuis mars 2022 touche à sa fin ! Pour célébrer cet effort collectif, nous vous proposons de se retrouver lors d’une cérémonie de clôture. Cette rencontre sera l’occasion de réunir tous les participants et organisateurs de ce test.
🎉 Rendez-vous AU TIB LAB (5 Rue Martenot, 35000 Rennes) le 23 novembre 2022
❌ Annulation des micro-formations
En raison d'une participation faible aux premières micro-formations, nous faisons évoluer ce format au profit de temps dédiés à vos services, prenez rendez-vous avec nous !
Cybersécurité 🖥 Prochain webinaire
Un webinaire sur la thématique de la cybersécurité et l’hygiène numérique vous sera proposé prochainement. Restez aux aguets !
Retour sur les derniers feedbacks recueillis
1- Le temps de chargement long
Les problèmes de latence sont liés à vos réseaux locaux. N’hésitez pas à remonter les problèmes de débit auprès de vos services informatiques respectifs.
2- Les saut de mise en page
Pour éviter les problèmes de sauts de mise en page liés à l’image des signatures, nous vous recommandons de convertir le document avec votre outil de pdf en amont.
Assignation des rôles d'assitance
Différent de la fonction « référent » ou « personne à informer hors circuit », il permet à un personne d’être assistant du parapheur. Et donc de voir les dossiers à la place du référent par exemple.
Nous pouvons assigner des rôles d’assistance auprès d’autres utilisateurs. Ce rôle est prévu dans le parapheur. Il permet à un utilisateur de voir tous les parapheurs qu’un autre utilisateur a en visa/signature. Cela peut être une solution notamment pour les secrétariats pour les comptes des directeurs, chefs de service, les personnes travaillant en binôme, ou autre. Afin de pouvoir en tester l’utilité, n’hésitez pas à faire des demandes de paramétrage auprès de l'équipe organisatrice. Cf exemple ci-dessous pour la direction de la DREAL.
Nous invitons tous les services expérimentateurs à tester cette solution-là dans les prochaines semaines et nous faire un retour si cela correspond ou non.
Réalisation d'un deuxième test fonctionnel du 12 septembre au 31 octobre 2022
Depuis le mois de juin, l'expérimentation a avancé.
De nombreuses problématiques d’usage ont été rencontrées par les utilisateurs clés lors du test fonctionnel #1, ce qui a bloqué l’envoi de parapheur à l’extérieur de leur service. Les signataires au niveau de la préfecture d’Ille-et-Vilaine ainsi que le secrétariat général de Bretagne ont été très peu sollicités. Nous avons œuvré cet été pour résoudre les différents sujets en y apportant des solutions.
Pour cela nous organisons un deuxième test qui se déroulera pendant 7 semaines à partir du 12 septembre. Par ailleurs la plateforme IxBus présentée l’année dernière a fait peau neuve dans l’été pour une meilleure expérience de navigation et d’usage.
Le 12/09/2022 à 11h30 aura lieu le webinaire de lancement du test #2. Ouvert à tous, nous vous invitons à y participer que vous soyez membre d'un service expérimentateur, de l'administration ou juste curieux.
Nous vous présenterons les actualités, le déroulé du test 2 et les outils mis en place pour accompagner les services testeurs.
Nouvelle plateforme de test iXBus, l'interface à fait peau neuve..
SRCI a développé une nouvelle interface dans sa plateforme iXParapheur. Celle-ci est visuellement plus claire, intuitive et facile d’utilisation. De nouvelles fonctionnalités y ont été ajoutées !
Des découvertes d'usages réalisées vont faire évoluer la plateforme ixbus
Des découvertes ont été faites lors du test #1 sur l’usage des certificats :
- Certificat de cryptage - VS - certificat d’authentification
- Différentes manières de signer : signature carte agent vs personne morale
De nombreux retours utilisateurs que l’on a traduit en besoin. Pour cela nous avons fait évoluer la plateforme et vous proposerons de tester de nouvelles fonctionnalités :
- Le besoin de contrôler grâce à l’usage des tableaux de bord
- Le besoin d’être assister sur un dossier grâce à la fonction référent / assistant
- etc.
L'atelier du 1er juillet
Le premier juillet s'est déroulé un atelier créatif autour du parapheur électronique.
Étaient réunis 8 membres des services expérimentateurs ainsi que des membres de SRCI et DXO.
Cet atelier a permis dans un premier temps de valider les sept grands enseignements puis de créer des liens entre le parapheur et les enseignements avant d'imaginer des concepts répondant aux problèmes soulevés par les enseignements et enfin de répondre à la problématique : "Nous sommes en 2030, tous les agents de l’administration Bretonne utilisent le parapheur électronique avec simplicité.
Décrivez quels produits, services, dispositifs ou méthodes ils utilisent au quotidien".
Cet atelier a fait ressortir des idées et visions directement issues des services expérimentateurs et nous sert chez DXO de base solide pour avancer dans le projet.
Le test#1
Lancement du test fonctionnel et utilisateur #1
Le test#1 en quelques chiffres...
En lien avec le plan de sobriété énergétique de l'Etat, l’équipe travaille actuellement à la collecte de nouveaux indicateurs afin de mesurer le bénéfice énergétique généré par l'usage du parapheur électronique.
Considérant le nombre de personnes ne pouvant se rendre disponibles un mercredi (télétravail, temps partiel...), nous allons vous proposer un autre rendez-vous la première semaine de décembre. La nouvelle date est en cours de calage avec les responsables des différents services expérimentateurs
Considérant le nombre de personnes ne pouvant se rendre disponibles un mercredi (télétravail, temps partiel...), nous allons vous proposer un autre rendez-vous la première semaine de décembre. La nouvelle date est en cours de calage avec les responsables des différents services expérimentateurs